「けいひをせいさんする」と書こうとして、ここで使う漢字は「清算」と「 精算」のどちらが適切？ と迷ったことはありませんか。漢字自体も非常に似通っているため紛らわしく、間違えてしまう可能性もあります。

どちらでもいいと思ったら大間違いです。「精算」と「清算」はまったく意味が違うため、ビジネスシーンでは使い方を間違えると誤解を生じてしまう恐れもあります。

ここでは「精算」と「清算」の意味の違いを使用例とともにご紹介します。

「精算」とは、金額を細かく計算し、確定させること

米偏が使われる「精算」は、金銭を計算することが必要な場面で使われる漢字です。

「精」という字には緻密、細かく詳しいことやその様子を表す意味があります。そのため、精算は料金などの過不足を計算しなおすなど、明細を列挙するなどして金額を細かく計算し、はっきり確定させる意味があります。

「清算」とは、一旦さっぱりときれいにすること

さんずいが使われる「清算」は、お金の計算に限らず、様々な場面で使われます。

「清」という漢字には、水が濁っていないこと、きれいであること、きよらかであること、けがれがないこと、さっぱりとしていること、きれいにする、余分なものを残さないといった意味があります。

そのため、清算するというと、金銭の貸し借りを計算して決着をつける、過去の関係や出来事を整理して終わらせる、会社をたたんで法律上終了させる手続きを行うといった意味を持ちます。

整えてリセットする、一旦綺麗にしてけじめをつけるというニュアンスで使われると考えてもいいでしょう。

精算と清算は非常に似た漢字であるため、混同して使われることも少なくありません。ここではそれぞれの漢字の具体的な使用例を見てみましょう。

立て替えた旅費を月末までに精算する。

乗り越し運賃を精算して支払う。

全体の費用が知りたいので、精算書をいただけますか。

経費精算が簡単になるおすすめのシステムを教えてください。

過去の過ちをここで清算し、新しい人生を歩みたい。

会社を清算することにしました。

お互いにかかった費用を、ここで一旦清算したいんですが。

借金はすべて清算して出直します。

同じお金の計算でも、「精算してください」は合計金額を計算したり、過不足分を調べてきちんと手続きしたいという意味が含まれますが、「清算してください」は支払って終了させる、一区切りつける、というニュアンスを持ちます。そのため、書類上は目的に応じてしっかり使い分けができるほうがいいでしょう。

▌「精算書」と「清算書」は何が違う？

では、「精算書」と「清算書」はどんな場面で使われるでしょうか。

精算書は金額を細かく計算するための書類に使われます。もっとも一般的なのは経費精算書です。

一方清算書は、何かを支払った際に受け取る、領収書など支払いを証明する書類に使われます。それをもって、一旦支払いや関係を区切るような場面で使われると考えられます。

ビジネスシーンでは圧倒的に精算書が多いですが、業種や取引の場面によっては清算書が使われることもあります。

たとえば、引っ越しにあたり入居に必要な敷金、礼金、日割りの家賃、保険料、仲介手数料などを合計した費用が明記され、合計金額が記載された見積もり書類や請求書には「精算書」を用います。

一方、部屋を退去する際、敷金や日割り家賃、修理やクリーニング代などが記載され、それを支払うまたは受け取る場合の書類は「清算書」と書かれることがあります。最終的に金銭のやりとり後に一旦契約が終了するためです。

どちらの場面も精算書と書かれているケースも多いため、どうしても迷う場合は精算書としておくと無難かもしれません。

精算がお金を細かく計算することであるのに対し、清算は物事の終了やけじめという意味も含むため、ややネガティブな場面で使われることがある言葉です。

音のみで「せいさん」といえば精算とも清算とも、相手の都合で理解してもらえますが、文字として単独で使う場合は注意しましょう。

経費の緻密な計算をペーパーレス、キャッシュレスで行いたいなら、クラウド型で導入がスピーディな経費精算システム「Staple（ステイプル）」がおすすめです。精算したい領収書が発生したタイミングで、スマートフォンで写真を撮っておくるだけですぐに申請が可能。経費精算書類を作成する必要から解放されます。

間違えたらちょっと恥ずかしい！「精算」と「清算」の意味と使い方の違いを知ろう

ビジネストークでよく聞くイニシャルコストとランニングコスト。いったいどういう意味でしょうか。コストとついているからにはお金に関係していることは間違いありません。

意味の違いを知っておくと、商談や企画の打ち合わせシーンでの意思疎通がスムーズになります。

イニシャルコストの「イニシャル（initial）」とは、日本語にすると最初の、初めの、初期のという意味があります。コスト（cost）は費用ですから、初期費用、導入費用という意味で使われます。何かを始めるとき、最初に必要になるお金、初回払うお金の総称ともいえます。

キャンペーンなどで見られる「今なら初期費用0円！」というのは、そのサービスを利用する際、最初に払うとされているさまざまな費用が無料になるということです。

ランニングコストの「ランニング（running）」には、運営する、経営する、管理するという意味があります。つまり、何かを継続して運用していくために定期的に必要になる、払い続ける費用の総称です。

たとえば月々のシステムの維持費、人件費、消耗品の購入代金、サービスの月額または年額利用料金、毎年発生する保険料などがあげられます。

▌イニシャルコストとランニングコストの違い

イニシャルコストとランニングコストは、それぞれ発生するタイミングと支払う回数が異なります。

イニシャルコストは何かを始める、導入する際、契約の始めに支払います。ランニングコストは何かサービスを始めた後、または利用し始めてから継続するために月々支払います。

つまり、何かを初めて継続する場合、全体としてかかるコストは

イニシャルコスト（最初に1回だけ支払う）＋ランニングコスト（継続している間支払う）となります。

▌イニシャルコストとランニングコストの例

たとえばイニシャルコストとランニングコストの例として、以下のようなものがあげられます。

○ 引っ越しをして新しい生活を計画している

イニシャルコスト：不動産屋で契約する際に必要になる保険料、家賃１か月分、敷金、礼金、仲介手数料、家具、電化製品の購入費など。

ランニングコスト：毎月の家賃、光熱費、通信料、保険料などの固定費のほか、食費など。

○脱サラしてフリーランスで働きたい

イニシャルコスト：仕事をするために必要な機材の購入費用、名刺作成代、ドメイン取得費用やサイトの作成費用、オフィスやインターネット回線などのインフラの準備費用など

ランニングコスト：インターネット回線やアプリの費用、交通費、消耗品の購入費など。

○独立して、株式会社を設立したい

イニシャルコスト：資本金、定款の収入印紙代、定款認証手数料、謄本手数料、登録免許税、司法書士等の専門家に頼む場合の費用（任意）、印鑑証明等の手数料のほか、オフィスの契約費用、オフィス機器の購入費、会社のサイト制作に関する費用など

ランニングコスト：オフィスの家賃、光熱費、人件費、オフィス機器のレンタル料金、消耗品の購入代金、接待交際費、交通費など。

○会社で新しいシステムを開発したい

イニシャルコスト：見積もり費用、手続き費用、ハードウェアなどの設備の購入費用、登録費用、システム開発費用など

ランニングコスト：サーバーの保守費用、ユーザーサポートのための人件費など

何かを始める際、どれくらい費用がかかるかを考える上で必要になるのがイニシャルコストとランニングコスト。ビジネスシーンでは全体としていくらかかりそうか見積もって、実現可能かどうか考える際によく使われます。

たとえばイニシャルコストに1000万円かかり、毎月の売上げが200万円、ランニングコストが150万円だとすると、月々の利益は50万円。イニシャルコストの回収に20か月かかるため、つまり1年9か月目からやっと利益がでる計算になります。

このようにイニシャルコストとランニングコストを把握することは、計画的な運用に欠かせない知識となります。

何かを始めるにあたり、イニシャルコストは低いほうがいいですし、利益を出し続けるにはランニングコストも、低いに越したことはありません。

キャッシュレスを実現できるクラウド型の経費精算サービス「Staple（ステイプル）」はシンプルな料金体系が特徴。1種類の価格設定で経費精算サービスの全ての機能をご利用いただけます。

「Staple（ステイプル）」のイニシャルコストはステイプルカードの有無や発行枚数によって変わります。「「Staple（ステイプル）」」のランニングコストの基本的な料金は１ユーザー月額660円（税込）。年額プランにすると2ヶ月分お得になります。ステイプルカードの年会費は無料で、「Staple」利用費のみとなります。

イニシャルコストもランニングコストもリーズナブルな「Staple（ステイプル）」は、決済用のカード登録なしで30日間無料でお試しいただけます。詳しくは経費精算サービス「Staple（ステイプル）」をご覧ください。

イニシャルコストとランニングコスト、何が違う？ それぞれの意味と事例を紹介

コロナ禍で、日常会話の中でリモートワークやテレワークといった言葉が当たり前のように使われるようになりました。

厚生労働省が働き方改革推進支援助成金の中で「テレワークコース」を用意したこともあり（現在は募集を終了）、それをきっかけに導入する企業も増えています。

「弊社でもリモートワークができたらいいのに」という方、または「リモートワークしても良いといわれているけど、どうしていいかわからないから結局会社に行っている」という方にとって、そのやり方は気になるところでしょう。

ここではリモートワークの定義、メリットやデメリット、導入に必要なシステムの基礎知識をひも解いていきます。

リモートワークとは、Remote（遠隔）とWork（働く）を組み合わせた造語で、オフィスなど決められた場所から離れた環境で働く勤務形態のことを指します。

リモートワークと聞いて思い浮かべるイメージとしては、自宅の書斎や近所のカフェなどでパソコンを開いて、ときどきオンラインで会議をしてるという感じではないでしょうか。特に明確な定義があるわけではありませんが、「出社せずに自分の家で仕事をする」というニュアンスで使われる場面が多くみられます。

もともとフリーランスだった人や自営業を営んでいる人が「リモートワークしている」ということがないことからも、「在宅勤務」の意味合いで使われることが多いようです。

リモートワーク以外にメディアを通じてよく耳にする言葉としてテレワークがあります。

厚生労働省の「テレワーク総合ポータルサイト」によれば、「テレワーク」とはtele（遠隔地）とwork（働く）を掛け合わせた造語で、ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない働き方のことをさします。

雇用型と自営型の定義があり、雇用型は従業員が自宅で仕事を行う「在宅勤務」、特に場所を決めずカフェなど自由な場所で作業する「モバイルワーク」、自社所有のサテライトオフィスやレンタルオフィス、シェアオフィスなどを活用する「サテライトオフィス勤務」に分類されているのが特徴です。

リゾート地などバケーションが楽しめる場所で働く「ワーク＋バケーション」から生まれた「ワーケーション」などもテレワークのスタイルの1つと考えられています。

ちなみに、テレワークという働き方そのものは、1970年代のアメリカ・ロサンゼルスが発祥といわれています。2度に渡る石油危機と大気汚染が社会問題となり、その解消のために自宅で仕事をするようになったのが始まりとされています。

日本では1984年、結婚や出産で離職を余儀なくされていた女性を対象にしたNECの吉祥寺への「サテライトオフィスの設置」がはじまりです。

<table class="w-full border text-left m-auto" border="5" bgcolor="gainsboro">
</style>
<colgroup>
<col span="1" style="width: 5%;">
<col span="1" style="width: 15%;">
<col span="1" style="width: 30%;">
</colgroup>
<thead>
<tr bgcolor="lightblue">
<th class="border"><strong></strong></th>
<th class="border"><strong>形態</strong></th>
<th class="border"><strong>概要</strong></th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td rowspan=5　class="border"><strong>雇用型</strong></td>
<td colspan=2 class="border">企業などの組織に雇用されている従業員が対象</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>在宅勤務</strong></td>
<td class="border">従業員が自身の自宅で仕事を行う働き方</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>モバイルワーク</strong></td>
<td class="border">取引先のオフィスやカフェ、移動中の交通機関の中などで仕事をする働き方。場所は特に決まっていない。</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>サテライトオフィス勤務</strong></td>
<td class="border">会社が保有するサテライトオフィスやレンタルオフィス、シェアオフィスなど、仕事をする目的で用意された施設で仕事を行う働き方。</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>ワーケーション</strong></td>
<td class="border">ワーク＋バケーションの造語。リゾートなどバケーションも楽しめる地域でテレワークを行うこと。ビジネスの前後に出張先などで休暇を楽しむ「ブレジャー」も含む。※ブレジャー＝ビジネス＋レジャー<a a href="https://www.mlit.go.jp/kankocho/workation-bleisure/">「新たな旅のスタイル」ワーケーション&ブレジャー｜観光庁）</a>
</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>自営型</strong></td>
<td colspan=2 class="border">フリーランスや個人事業主などが対象の労働形態。自宅で作業する場合があるほか、独自にオフィスを構えたり、コワーキングスペースを利用するケースがある。かつてはSOHO(Small Office Home Office)とも呼ばれていた。
</td>
</tbody>
</table>

テレワークとリモートワークの違い

リモートワークに特に明確な定義がないのに比べ、テレワークはポータルサイトに定義があることが大きな違いです。

テレワークはどんな人がどこで作業するかによって言い方に違いがあるのに対して、リモートワークは「オフィス外で作業する」という点で、それらを包括した表現として使われています。オフィス以外の環境で、ICTを活用しながら仕事をする柔軟な働き方として共通しているため、実際のところ、その意味に大きな違いはないと考えていいでしょう。

<table class="w-full border text-left m-auto" border="5" bgcolor="gainsboro">
<colgroup>
<col span="1" style="width: 5%;">
<col span="1" style="width: 25%;">
<col span="1" style="width: 25%;">
</colgroup>
<thead>
<tr bgcolor="lightblue">
<th class="border"><strong></strong></th>
<th class="border"><strong>テレワーク</strong></th>
<th class="border"><strong>リモートワーク</strong></th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td class="border"><strong>意味・由来</strong></td>
<td class="border">tele（遠隔地）とwork（働く）を掛け合わせた造語で、「ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない働き方」のこと。参照：<a a href="https://telework.mhlw.go.jp/telework/about/">テレワークとは | テレワーク総合ポータルサイト（厚生労働省）</a></td>
<td class="border">remote（遠隔）とwork（働く）を組み合わせた造語であり、オフィスから離れた遠隔地で働く勤務形態。</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>発生時期</strong></td>
<td class="border">1970年代のアメリカが発祥。
日本では1984年のNECのサテライトオフィスが始まりと言われている。</td>
<td class="border">近年。IT企業やベンチャー企業を中心に使われ始めた。</td>
</tr>
<tr>
<td rowspan=2 class="border"><strong>概要</strong></td>
<td class="border">＜雇用型＞

在宅勤務：従業員が自宅で働く労働形態
モバイル勤務：モバイル端末を使って、飲食店や他の施設といったオフィスの外や、移動中の交通機関の中で働く労働形態
サテライトオフィス勤務：サテライトオフィスやコワーキングスペースでの労働形態</td>
<td rowspan=2 class="border">特に明確な定義はない。

以前から「ノマド」などの言葉はあった。

※ノマド：フランス語で遊牧民を意味する。自分の好きな場所で働きながら暮らすライフスタイル、働き方。</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>＜自営型＞
フリーランス、個人事業主が自宅または自宅外で作業する働き方。
似た言葉に「在宅ワーク」がある。

自営型は以前からSOHO(Small Office Home Officeの略)と呼ばれていた</strong></td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>共通点</strong></td>
<td colspan=2 class="border">ワーク＋バケーションの造語。リゾートなどバケーションも楽しめる地域でテレワークを行うこと。ビジネスの前後に出張先などで休暇を楽しむ「ブレジャー」も含む。※ブレジャー＝ビジネス＋レジャー<a a href="https://www.mlit.go.jp/kankocho/workation-bleisure/">「新たな旅のスタイル」ワーケーション&ブレジャー｜観光庁）</a>
</td>
</tr>
<tr>
<td class="border"><strong>自営型</strong></td>
<td colspan=2 class="border">・オフィス以外の場所で仕事をするスタイルを指している。
・ICT（情報通信技術）を活用している。</td>
</tbody>
</table>

リモートワーク・テレワークを実施するメリット・デメリット

ここでは企業と雇用される側のそれぞれの立場でリモートワークのメリット、デメリットをみていきましょう。

リモートワーク・テレワークの企業側のメリット

まずリモートワークを導入する企業側のメリットは、大きくわけて3つ挙げられます。

オフィスまでの従業員の交通費が不要になるだけでなく、光熱費も削減できます。リモートワークを完全に導入済みの場合は、オフィススペース自体が不要になるため、必要最小限まで縮小することができ、家賃負担も大幅に低減できます。

能力があるにも関わらず、諸事情により通勤やフルタイム勤務が難しいというケースは少なくありません。リモートワークならこのような状況でも就業の機会が確保でき、企業側としてもそのような人材を確保・定着させることができます。

オフィスを1ヶ所に限定しないことで、災害時の人や通信環境などのリスクを分散できることです。さまざまな場所で柔軟に作業できる環境、スキルをつけておくことで、いざというときも柔軟に対応することが可能になります。

リモートワーク・テレワークの従業員側のメリット

従業員側のメリットも大きく3つ挙げられます。

1：ワークライフバランスの改善

通勤がなくなることで、通勤・帰宅ラッシュが避けられるだけでなく、睡眠時間を確保しやすくなります。オフィスでの人間関係の悩みも緩和できる可能性があるため、さまざまなストレスがの軽減が期待できます。

また、通院や役所など、従来なら休みをとらなくては対応できなかったようなことにも時間を使えるようになるほか、スキルアップのための時間も生まれます。副業が許可されている場合は、新たな収入の柱を生み出すことも可能です。

2：業務におけるパフォーマンスの向上

睡眠時間の確保が仕事のパフォーマンス向上に作用することは確実です。リモートワークはリフレッシュ時間もとりやすくなるため、仕事への意欲が向上する可能性があります。また、来客や電話応対がなくなるため、作業に集中しやすくなります。

3：介護・育児・疾病時の療養との両立

人生には春夏秋冬がありますが、いかなる状況でもキャリアを継続できることは、経済面でも大きなアドバンテージになります。

リモートワーク・テレワークのデメリット

リモートワークにもデメリットはあります。

企業側の懸念の1つは、情報漏洩を含むデータのセキュリティの問題です。扱っている情報によっては、リモートワークができないケースもあります。

勤務の実態が把握しにくくなるため、勤怠管理には工夫が必要です。特に電子化（ペーパーレス）が進んでいない企業では、経費管理をはじめとした決裁や承認フローの見直しは避けられません。

従業員側のデメリットとしては、人によっては静かに働ける場所の確保が難しくなることや、インフラとして十分な速度の回線が確保できないケースがあげられます。パソコンをはじめとした電子機器やICT関連に弱い場合、対面で周囲に助けを求めることも難しくなります。また、意識的にコミュニケーションをとらないと孤独感を感じやすくなることもあるでしょう。

何より「自己管理能力」が求められます。公私の切り分けが難しくなるため、時間管理は必須です。さらに通勤が不要になることで運動不足になることもあるため、定期的に運動する時間を設けるなど、健康面での対策も必要になります。

ちなみに、リモートワークのためのカフェ代やコーヒー代が従業員の負担になることもあります。クラウドキャストでは、在宅勤務中の従業員のコーヒー代を補助する「コーヒー予算」を導入しています。

リモートワーク・テレワークのするにはどんなシステムが必要？

総務省の令和2年 通信利用動向調査報告書（企業編）では、リモートワークを導入していない企業で、導入を考えていない企業の理由として最も多いのは「適した仕事がないから」（78.2％）。続いてあげられている理由は「業務の進行が難しいから」（33.2％）、「情報漏えいが心配だから」（18.9％）、「文書の電子化が進んでいないから」（16.7％）となっており、リモートワークにおける企業側のデメリットで懸念されることが、そのまま導入を阻む壁になっています。

リモートワークの導入にあたっては、企業側における適切なICT教育やセキュリティ対策、勤怠管理システムの見直し、ペーパーレス化、タスク管理システムやコミュニケーションツールの導入が必須です。それぞれのポイントを見ていきましょう。

通常、企業の情報資産にはさまざまな情報漏洩対策がほどこされています。しかしリモートワークの場合、ウイルス対策ソフト未導入の個人の情報端末を外部のWi-Fi上で扱うことも考えられるため、マルウェアの脅威だけでなく、盗難、紛失、通信内容の盗聴、不正アクセスといった問題が起こりやすくなります。

「総務省 テレワークセキュリティガイドライン第4版」を参考に、セキュリティガイドラインを作成するなど、明確な運用ルールの設定をはじめとして、ICT機器のウイルス対策、ネットワーク環境や認証システムの整備などを行いましょう。

リモートワークの場合、管理者は遠隔で従業員の勤務実態を管理しなければなりません。

そこで役立つのはクラウド型の勤怠管理システムです。従業員一人当たり月額数百円で導入可能なものが多く、従業員の勤務時間（始業時刻・終業時刻・休憩等）をスマートフォンから1タップで記録できるようになるほか、給与計算ソフトと連携するものもあるなど機能は豊富です。

すでにリモートワークを導入済みの企業の中には、チャットツール上で始業時刻と終業時刻を報告するだけという企業もあれば、毎日オンラインで朝礼を行い、前日の作業内容と当日の作業予定を報告しているという企業もあります。

評価制度や管理者側がどこまで管理・監督したいかによって異なりますので、ニーズにあわせて探してみるといいでしょう。

紙とハンコがメインの申請や承認業務が多く、特に書類のやりとりはFAXや郵送がメインというところほど、リモートワークができない従業員を生み出しているはずです。

オンライン化やペーパーレス化が必須ですが、これらを進めるにはネットワークやクラウドサービス、セキュリティシステムの活用が前提です。関係部署の管理職ならびに従業員の理解を得ることを第一に、デジタル化できるところから1歩ずつ進めてみましょう。

たとえば、経費精算。現在毎月月末になると交通費などの経費精算のために、領収書の束を申請書に糊付けして提出しなければならず、そのため出社を迫られていませんか。

現在は経費管理も、いいかつペーパーレスになるクラウド型のサービス「Staple」があります。申請も振り込みも決済もすべてスマートフォン上でできるだけでなく、VISA加盟店で利用でき、利用が可視化できるプリペイド型のカードも発行できるので、まさにリモートワークを導入する企業には最適です。

このようにシステムをアウトソーシングすれば、自社でゼロからシステムを構築するよりも、スピーディかつ安価にペーパーレス対応することができます。

リモートワークでは人間関係のストレスを減らせるメリットがある反面、意識的にコミュニケーションを図らない限り、孤独感を感じる原因にもなります。

顔をあわせていれば表情や態度で理解できたことも、テキスト上では把握しづらくなり、意思疎通に問題が生じるというデメリットもあります。

社内用のSNSを用意するなど、積極的に交流できる環境づくりも必要です。特に顔を見ながら話せる場づくりを意識したいところです。

ビジネスと交流の場としてマイクロソフト社のリモート ワーク - コラボレーション ツール「Microsoft Teams」が有名です。「Staple」はMicrosoft Teamsから経費の承認や申請ができるため、経費管理システムを手軽にオンライン化、ペーパーレス化できるだけでなく、迅速なやりとりが可能になります。

ちなみに、コミュニケーションツールやマナー、価値観は年代によって異なるのが現状です。ツールの導入に際しては、コミュニケーションのルールも忘れずに設定しておきましょう。

リモートワーク用の便利グッズ

これからリモートワークを始める、またはリモートワークがより快適になるグッズをご紹介しましょう。

まず、オンライン会議で欠かせないのは、Webカメラ、ヘッドセット。画面上での見え方も身だしなみの1つと考えられる方なら、リングライトもプラスしたいところです。

Webカメラが内蔵されたパソコンでも、画質の向上を図りたい方や、写せる角度を変えたい方は別途購入することをおすすめします。

ヘッドセットはワイヤレスイヤホンやヘッドホンでもいいですが、接続に問題が生じることもあるので、有線のヘッドセットは持っておきましょう。

健康面をサポートするグッズとしては、パソコンスタンド、活動量や睡眠の状態がわかるスマートウォッチ、卓上加湿器、マッサージ器がおすすめです。

ノートパソコンは前屈みになりやすく、首も前傾するため、肩こりや腰痛の原因になります。できるだけ背筋が伸びるようパソコンスタンドを活用しましょう。

自分の活動量を可視化できるスマートウォッチは、在宅勤務における運動不足解消に最適です。最近では座りっぱなしを防ぐために、定期的に立ち上がるよう促す機能も標準的についています。

総務省の令和2年「通信利用動向調査」によれば、平成29年から30年にかけて「テレワーク」を導入した企業は大幅に増加しました。その後コロナウイルスの影響でさらに激的に加速。「導入している」企業と今後導入予定の企業とあわせると全体の58.0％となり、前年の29.5％から大幅に上昇しました。導入形態を見ると、最も多いのは「在宅勤務」で87.4％。次いで、「モバイルワーク」が33.4％、「サテライトオフィス勤務が10.7％となっています。

リモートワークのメリットの1つとして、人材の確保・定着を挙げました。少子高齢化で労働力・人材不足が叫ばれている背景も考えれば、現在リモートワークの導入に消極的な企業も、いずれは優秀な人材確保のために導入を迫られることが考えられます。

いきなりフルリモートにするのではなく、出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッド型のワークから段階的にシフトしてもいいかもしれません。まだというところは、できることからはじめてみてはいかがでしょうか。

テレワークとリモートワークの違い、メリットや導入を簡単に説明

業務に関する電車移動で日常的なもの、たとえば地下鉄で数駅先の客先に行くといった移動に関して、交通費の精算時に領収書の提出を求められることはほぼないといっていいでしょう。従業員が列車に乗る度に領収書を発行させていたら移動する従業員も、確認する経理担当者も大変です。

では新幹線はどうでしょうか。

ここでは新幹線のチケットに関する領収書の必要性や、万が一領収書を紛失したときの再発行の仕方についてご説明します。

比較的短い距離を移動する日常的な電車移動の場合、交通系ICカードが普及したことや、インターネットを使えば移動区間の料金がすぐ調べられることもあり、交通費精算で領収書を求められることはありません。すべてに領収書を求めていたら移動がスムーズにできなくなるだけでなく、従業員の多い企業ほど経理業務の負担になってしまいます。

ただし、新幹線の領収書は必須と考えたほうがいいでしょう。移動距離が長く、料金が1万円を超えるなど高額になることが多いためです。税務調査が入った場合、経費として証明できるもの、つまり領収書が必要になるのです。

領収書が必要なケースについては、自社の社内規定に定められているので、確認してみてください。

▌新幹線の領収書をもらう方法と注意点

新幹線の領収書をもらう方法は購入場所などによって以下のパターンがあります。

● 駅の窓口（みどりの窓口）で購入するとき

切符を受け取る際、一緒に「ご利用票兼領収書」を受け取ります。

「領収書発行ボタン」を押し、領収書を発行します。

利用したサイトの領収書表示サービスでデータをダウンロードします。

例）JR 領収書表示サービス（JR東日本／JR西日本、東海道・山陽新幹線）

● EX予約専用ICカード（※）を使うとき

新幹線乗車時に改札機から「EXご利用票」が出力されるので、忘れずに回収します。

※エクスプレス予約を利用するための新幹線乗車専用ICカード

●金券ショップなどで購入した場合

領収書の発行をお願いします。

上記のうち、自動券売機の領収書ボタンや、EX予約専用ICカード利用時の「EXご利用票」は受け取り忘れないよう注意しましょう。

モバイルsuica特急券やEX予約専用ICカードなどのチケットレスサービスで購入した場合は、駅の窓口を使いませんし、切符そのものもありませんので、領収書の表示サービスがおすすめです。

ただし、領収書表示サービスはサービスによって表示回数や利用できる期間が異なり、場合によっては1回しか表示できないところもあります。購入する前にどこを見ればいいのか確認するとともに、あとで印刷できるように、データとしてダウンロードしておきましょう。

ちなみにデータのダウンロードでありがちなのは、どこにダウンロードされたか分からなくなった、見方がわからないというケースです。そうならないように、パソコン、スマートフォンいずれも事前に確認しておくことが大切です。

うっかり領収書をもらい忘れてしまった、紛失してしまったという場合の対応は以下の通りです。

切符を購入した窓口に行けば再発行してもらえるので問い合わせてみましょう。

乗車中に領収書がないことに気づいたら、改札から出る前に窓口に行って相談してみましょう。乗車区間によっては再発行してもらえます。

JR東日本で買って、JR西日本のエリアで下車した場合など、JRでもエリアが違うと領収書を発行してもらえません。切符には乗車区間と運賃・特急料金が印字されているため、領収書の再発行が難しい場合は、そのまま切符を領収書の代わりに持ち帰ることができます。

改札を出て切符も回収されてしまった場合、現金支払い以外なら履歴や明細を領収書代わりにできるかもしれません。

クレジットカード：明細をチェックする

電子マネーや交通系カード：支払い履歴を確認する

使用済みの切符やカードや電子マネーの支払い明細を領収書の代わりに使えるかどうかは会社に確認しましょう。

なお、切符もなく、現金で購入しているのに領収書がない場合は会社に相談しましょう。

▌新幹線の領収書があったほうがいいもう1つの理由

税務上の経費証明や社内規定のほかに、新幹線の領収書があったほうがいいもう1つの理由があります。それは新幹線の特急料金が一定ではないためです。

新幹線のチケットの値段は、運賃（乗車券）と特急料金（特急券）、グリーン料金の有無で構成されています。

運賃は距離に応じて変わりますが、新幹線以外の列車でも値段は同じです。

特急料金は新幹線に乗車するための料金で、これも距離に応じて変わります。運賃と違うのは、自由席か指定席かで値段が変わるほか、乗車する列車種別や通常期、繁忙期、閑散期といった季節の分類によっても値段が違うことです。繁忙期は200円増しになり、閑散期は200円引きになるのです。

グリーン料金はグリーン車を指定すれば追加されるオプション料金です。こちらも列車ごとに実際に乗車する距離に応じて変わります。

通常インターネットで検索して料金を調べる場合、季節の分類は反映されているので調べられますが、どうしても座りたくて指定席にした、繁忙期で通常の指定席が取れなくてグリーン車を利用するしかなかったという場合、料金の計算が面倒になることが考えられます。

さらに現金で支払って領収書がなく、後日インターネットで料金を確認するとなると、タイミングによっては実際に支払った金額と異なる可能性も考えられます。

くれぐれも新幹線の領収書はもらい忘れないように、また紛失しないようにしましょう。

料金が高額になりやすい新幹線の領収書は必要です。万が一紛失した場合、どのような形まで容認してもらえるかは会社のルール次第ですので、事前に確認しておくことが大切です。

発行された領収書は紛失しないように注意してください。紛失癖のある方は、切符や領収書を受け取った段階でスマートフォンで写真を撮るなど予防策を講じておくことをおすすめします。

従業員が新幹線の領収書を必要とするもっとも一般的な場面は、立て替えた交通費の精算でしょう。高額なので精算するまではなくさないか心配になるはずです。そんなときクラウド型の経費精算システム「Staple（ステイプル）」 が役立ちます。

「Staple（ステイプル）」は経費精算をキャッシュレスかつペーパーレスで行えるのが大きな特徴です。従業員に精算が必要な立て替えが発生した場合、領収書をスマートフォンで撮影してその場で精算することができるため、精算が終わるまで大事な領収書を保管し続ける必要がありません。

また、「Staple（ステイプル）」と連携し、VISAの加盟店で使えるプリペイドカード「Stapleカード」 を使えば、仮払金の申請や受け取りもキャッシュレス。新幹線のチケットを購入する際、オンラインでも窓口でも「Stapleカード」を使えば、購入記録をそのまま経費精算システムと連携させることができます。

新幹線の領収書は交通費精算に必要？ もらい忘れたり紛失したら再発行できる？

日常生活の中で、誰かが支払うはずの代金を、一時的に自分が負担することがあると思います。それを「立て替える」と言いますが、企業においても代金を立て替える場面があります。それらは「立替金（たてかえきん）」と「立替経費」とよばれます。

またよく似た使われ方をするものに「仮払金」があります。「立替金」と「立替経費」と「仮払金」は何が違うのでしょうか。

ここでは「立替金」と「立替経費」と「仮払金」の意味と、どんなときに発生するのか、立替精算を減らすメリットなどを解説します。

▌立替金とは、会社が一時的に立て替えた代金

立替金とは、本来従業員や役員、取引先などが支払うべき金銭を、会社が一時的に立て替えたときの勘定科目のことです。勘定科目5要素では資産として扱われます。一時的に立て替えているだけなので、会社の経費にはなりません。

立替金の仕訳の例は以下の通りです。

たとえば従業員の旅費20000円を一時的に会社が立て替えた場合の仕訳

立て替えた旅費を現金で支払ってもらったときの仕訳

立替金に消費税はかかりません。しかし、請求の段階で売上げ扱いとなり、消費税がかかってしまう場合があります。

たとえば、立て替えた手数料や送料を、他の請求金額に合算してしまったり、区分なく通常の請求書で徴収する場合です。また、立て替えた実費に対してマージンを上乗せしている場合は、全額課税対象となります。

立替金を請求する場合、手数料分などその内容を明確に区分して、相手方の請求書に明示する必要があるとともに、立て替えた際の領収書も相手に渡す必要があります。

なお、立替金に利息はつきませんが、回収までに時間がかかりそうな場合は、貸付金として処理するほうがいいかもしれません。

▌立替経費とは、従業員が先に立て替えた経費

「立替金」と非常によく似た言葉に「立替経費」があります。どちらも立替ですので同じような印象を持ちますが、実は違います。

立替金は勘定科目の1つで、会社が先に一時的に立て替えているもので経費ではないのに対して、「立替経費」は、本来会社が業務上負担すべき代金を、従業員が一時的に支払っているものを指す社内用語です。

Staple blog

Features, tips & productivity for better expense management.

Explore Categories

Product

Solution

Why Staple?

Resources

Company

Staple blog

Features, tips & productivity for better expense management.

Explore Categories

Supercharge your expense management

Make the switch to better expense management.

Your time deserves better - sign up today and get 30 days for free.